OBELISK Archive funkcie

Archivujte elektronické dokumenty ešte dnes!

Software OBELISK Archive zaisťuje čitateľnosť a dôveryhodnosť dokumentov po celú dobu ich životného cyklu, poskytuje podporu pre štandartizáciu práce s dokumentami ako s právne relevantnými dôkazmi a zvyšuje právnu istotu vo všetkých firemných procesoch.

Prechod na bez papierovú kanceláriu bol donedávna komplikovaný nejasnosťami okolo dôveryhodnosti elektronických dokumentov. Nová legislatíva a prijaté európské normatívy však prinášajú zrovnoprávnenie papierového dokumentu s elektronickými dokumentami.

Elektronický archív tak môže poskytovať rovnakú právnu istotu ako archív papierový, naviac však prináša podporu pre efektívnu prácu s dokumentami ako s právne relevantnými dôkazmi.

Hlavným účelom systému OBELISK Archive je ukladanie a správa elektronických dokumentov s dlhodobým životným cyklom tak, aby bola zaistená ich informačná integrita a preukázateľnosť neporušiteľnosti dokumentov od doby ich prevzatia do OBELISK Archive až do doby ich vyradenia. OBELISK Archive zaisťuje uchovávanie dokumentov tak, aby ak po vypršaní platnosti ich vlastných elektronických podpisov a časových razítok bola zaistenia ich legislatívna platnosť.

OBELISK Archive, podobne ako DMS systémy, poskytuje vhodné nástroje pre ľahkú a rýchlu dohľadatelnosť dokumentov (elektronických aj listinných) a ich sprístupnenie užívateľovi. Tieto nástroje sú ľahko konfigurovateľné, takže umožňujú aplikovať spisový plán, skartačný a ďaľšie pravidlá pre správu dokumentov akejkoľvek organizácie.Pre tvorbu archivných balíčkov s jedným a viac dokumentami využíva flexibilný štandardizovaný formát XAdES. Pre dlhodobé ukladanie jednotlivých dokumentov umožňuje používať tiež formáty CAdES a PAdES . Vďaka využitiu týchto formátov sú v každom AIP obsiahnuté tiež bezpečnostné prvky, čo umožňuje nezávislosť dokumentov v úložisku (tzn. export dokumentov ako dôkazného materiálu aj migrácie celého archívu do iného úložiška).

Systém umožňuje evidenciu listinných dokumentov a ich zaradenie do procesu vyraďovania spolu s elektronickými dokumentami.

Súčásťou OBELISK Archive je rozhranie pre vstup dokumentov do archívu, a to ako webové určené pre užívateľa systému, tak vo forme webových služieb určené pre automatické ukladanie dokumentov zo zdrojových informačných systémov. Do OBELISK Archive môžete vkladať samostatné dokumenty, ZFO správy alebo SIP balíčky (dokumenty a ich metadata vo formálnej XML štruktúre). Aplikácia umožňuje rýchlú a jednoduchú integráciu s ďaľšími informačnými systémami v rámci organizácie. OBELISK Archive je možné využíť ako nástroj podporujúci činnosti spisovne (štátne organizácie) alebo podnikového archívu (komerčné organizácie).

Funkcie Prínosy Edície produktu Integrácia s inými IS

Funkcionality OBELISK Archive vychádzajú z aktuálneho funkčného modelu OAIS s tým, že jednotlivé funkcionality sú upravené podľa požiadaviek legislatívy a reálnych potrieb užívateľov.

Vstup dokumentov do archívu a archivácie:
- Príjem dokumentov do archívu
- Vstupná kontrola dokumentov a SIP balíčkov
- Zásahy správcu archívu v prípade vyhodnotenia chýb v rámci vstupnej kontroly
- Archivácia dokumentov do archívnych balíčkov (AIP)
- Uloženie archívnych balíčkov v zabezpečenom úložisku
- Zavedenie záznamu o listinnom dokumente

Správa dokumentov:
- Pravidelná kontrola AIP a obnova časových razítok
- Aktivácia udalosti o skartácii

Konfigurácia systému: V rámci konfigurácie (nastavovanie) systému je možné variabilne definovať a nastavovať podľa požiadaviek zákazníka tieto objekty:
- Typy dokumentov
- Metadata jednotlivých typov dokumentov vrátane správy číselníkov
- Skartačné udalosti
- Archivačné scenáre – definujúce spôsob, akým sa dokumentoy balia do AIP
- Skartačné scenáre – definujú spôsob vyraďovania dokumentu a aplikujú skartačný plán organizácie

Vyraďovanie dokumentov:
- Návrh a predanie dokumentov nadriadenému archívu (voliteľné)
- skartačný proces

Administrácia systému:
- Nastavovanie užívateľských rolí a oprávnení
- Administrácia užívateľov
- Zálohovanie
- Disaster-recovery
- Monitoring
- Správa bezpečnostných algoritmov