OBELISK Archive integracia

Archivujte elektronické dokumenty ešte dnes!

Software OBELISK Archive zaisťuje čitateľnosť a dôveryhodnosť dokumentov po celú dobu ich životného cyklu, poskytuje podporu pre štandartizáciu práce s dokumentami ako s právne relevantnými dôkazmi a zvyšuje právnu istotu vo všetkých firemných procesoch.

Prechod na bez papierovú kanceláriu bol donedávna komplikovaný nejasnosťami okolo dôveryhodnosti elektronických dokumentov. Nová legislatíva a prijaté európské normatívy však prinášajú zrovnoprávnenie papierového dokumentu s elektronickými dokumentami.

Elektronický archív tak môže poskytovať rovnakú právnu istotu ako archív papierový, naviac však prináša podporu pre efektívnu prácu s dokumentami ako s právne relevantnými dôkazmi.

Hlavným účelom systému OBELISK Archive je ukladanie a správa elektronických dokumentov s dlhodobým životným cyklom tak, aby bola zaistená ich informačná integrita a preukázateľnosť neporušiteľnosti dokumentov od doby ich prevzatia do OBELISK Archive až do doby ich vyradenia. OBELISK Archive zaisťuje uchovávanie dokumentov tak, aby ak po vypršaní platnosti ich vlastných elektronických podpisov a časových razítok bola zaistenia ich legislatívna platnosť.

OBELISK Archive, podobne ako DMS systémy, poskytuje vhodné nástroje pre ľahkú a rýchlu dohľadatelnosť dokumentov (elektronických aj listinných) a ich sprístupnenie užívateľovi. Tieto nástroje sú ľahko konfigurovateľné, takže umožňujú aplikovať spisový plán, skartačný a ďaľšie pravidlá pre správu dokumentov akejkoľvek organizácie.Pre tvorbu archivných balíčkov s jedným a viac dokumentami využíva flexibilný štandardizovaný formát XAdES. Pre dlhodobé ukladanie jednotlivých dokumentov umožňuje používať tiež formáty CAdES a PAdES . Vďaka využitiu týchto formátov sú v každom AIP obsiahnuté tiež bezpečnostné prvky, čo umožňuje nezávislosť dokumentov v úložisku (tzn. export dokumentov ako dôkazného materiálu aj migrácie celého archívu do iného úložiška).

Systém umožňuje evidenciu listinných dokumentov a ich zaradenie do procesu vyraďovania spolu s elektronickými dokumentami.

Súčásťou OBELISK Archive je rozhranie pre vstup dokumentov do archívu, a to ako webové určené pre užívateľa systému, tak vo forme webových služieb určené pre automatické ukladanie dokumentov zo zdrojových informačných systémov. Do OBELISK Archive môžete vkladať samostatné dokumenty, ZFO správy alebo SIP balíčky (dokumenty a ich metadata vo formálnej XML štruktúre). Aplikácia umožňuje rýchlú a jednoduchú integráciu s ďaľšími informačnými systémami v rámci organizácie. OBELISK Archive je možné využíť ako nástroj podporujúci činnosti spisovne (štátne organizácie) alebo podnikového archívu (komerčné organizácie).

Funkcie Prínosy Edície produktu Integrácia s inými IS

Jednou z kľúčových výhod elektronického archívu oproti jeho fyzickému papierovému ekvivalentu je možnosť jednoduchej integrácie na existujúce informačné systémy, ktoré spracovávajú väčšinu súčasných elektronických dokumentov. Táto integrácia významne prispieva k automatizácii celého procesu dlhodobej archivácie elektronických dokumentov.

Systém OBELISK Archive ponúka rôzne nástroje pre integráciu a to tak pre oblasť vstupu dokumentov, tak aj pre riadenie ďalších procesov, ako je riadenie skartácie alebo poskytovanie dokumentov z archívu. Povahu týchto integračných nástrojov je možné kategorizovať nasledujúcím spôsobom:

1. vlastné API systému OBELISK Archive (webové služby),
2. služby vstupu dokumentov prostredníctvom zdieľaného súborového systému (pre On Demand len pomocou samostatného klienta),
3. podpora natívnej komunikácie pre vybrané typy informačných systémov (typicky webové služby).

V oblasti natívnych integračných rozhraní sú pripravené adaptéry pre rôzne typy informačných systémov. Tieto adaptéry umožňujú OBELISK Archive aktívne získavať dáta zo súčasných informačných systémov a to obvykle na základe ich konfigurácie bez nutnosti zásahu do vlastných IS. Z hľadiska typov zdrojových systémov sa jedná predovšetkým o tieto kategórie IS:

informačný systém dátových schránok (ISDS),
DMS/ECM riešenie,
účtovné systémy a ERP riešenia,
systémy spisovej služby.